OTA 예약 확인서, 어떻게 보관해야 나중에 찾을까

언제 다시 찾게 되나

• 손님이 예약한 객실 타입이나 금액이 다르다고 할 때
• OTA 정산 금액이 장부와 다를 때
• 노쇼·취소 위약금을 채널에 문의할 때
• 같은 방이 두 번 팔렸을 때 어느 예약이 먼저였는지 볼 때

PDF나 캡처로, 이름은 규칙대로

채널 관리자 화면의 예약 상세를 PDF로 저장하거나 캡처합니다. 파일 이름을 「입실일_채널_예약번호」로 정하면 날짜순으로 늘어서고 예약번호로도 찾을 수 있습니다. 예: 2026-11-03_아고다_123456789.pdf.

폴더는 입실한 달로

예약을 받은 날이 아니라 입실하는 달로 폴더를 나누면, 정산과 매출을 볼 때 그 달 폴더만 열면 됩니다. 변경·취소된 예약은 처음 확인서를 지우지 말고 변경 확인서를 옆에 함께 둡니다.

개인정보가 들어 있습니다

확인서에는 손님 이름과 연락처가 들어 있습니다. 공용 PC 바탕화면이나 메신저 대화방에 흩어 두지 말고, 정해진 폴더 하나에 모아 열어 볼 수 있는 사람을 줄입니다. 얼마나 둘지는 정산과 세무에 필요한 기간을 확인해 정하고, 지난 것은 정해진 때에 정리합니다.

만실에서는

저장해 둔 야놀자·아고다·부킹닷컴·트립닷컴·트래블로카 확인서를 만실에 올리면 AI가 읽어 예약을 입력합니다. 확인서를 장부에 옮겨 적는 일이 줄어듭니다.