단체 예약 전화가 오면 무엇부터 정해야 하나

처음 통화에서 받아 둘 것

• 날짜와 박 수
• 객실 수와 방 종류, 방마다 인원
• 대표자 이름과 연락처
• 도착 예정 시각과 교통편(버스 주차 필요 여부)
• 청구서·영수증을 누구 이름으로 할지

선금과 취소 기한

단체 예약은 선금을 받고 확정하는 것이 안전합니다. 며칠 전까지 취소하면 얼마를 돌려주는지, 인원이나 객실 수를 언제까지 줄일 수 있는지 미리 정해 문자나 메일로 보내 두세요. 말로만 정하면 나중에 서로 기억이 다릅니다.

방 배정은 미리, 명단은 전날까지

단체 객실은 되도록 같은 층이나 붙어 있는 방으로 묶습니다. 다른 손님과 소음 문제가 줄고, 체크인도 빠릅니다. 방마다 누가 묵는지 명단은 전날까지 받아 두면 도착했을 때 키만 나눠 주면 됩니다.

단체에 방을 다 주지는 않습니다

성수기 주말에 단체가 방을 모두 원하면, 그날 일반 손님에게 팔 수 있었던 값과 견줘 보세요. 단체 요금이 많이 낮다면 일부 객실만 단체에 주는 것도 방법입니다.

서류는 한 번에 준비합니다

단체 대표는 예약 확인서나 인보이스를 요청하는 경우가 많습니다. 만실에서는 예약 확인서와 인보이스, 체크인 때 쓰는 등록 카드를 인쇄할 수 있습니다.